Távellenjegyzés: online adásvétel és cégmódosítás
Bevezető
Cégeljárás, ingatlan adásvételi szerződés esetén szinte mindenkinek automatikusan eszébe jut, hogy ezekhez a folyamatokhoz ügyvéd szükséges és az aláírás általában a jogi képviselő irodájában történik meg. Amíg az ügyvéd és az ügyfél személyes találkozásának elmaradása korábban elképzelhetetlen volt, addig ma már erre is lehetőséget adnak az ügyvédekre vonatkozó szabályok és a rendelkezésre álló technikai feltételek.
Ügyfeleink kényelmét szolgálva, az elmúlt években sikerrel használtuk a távellenjegyzés lehetőségét.
A jelen járványügyi veszélyhelyzet idején kifejezetten hasznos lehetőséget teremt az ügyvédi tevékenység szabályozása az ellenjegyzés terén. Ez ugyanis lehetővé teszi az ügyvédeknek, hogy elektronikus úton, videóhívással az alábbi elektronikus hírközlő eszközök valamelyikének igénybevételével járjanak el bármelyik fél aláírásának ellenjegyzése során.
Távazonosítás és távellenjegyzés során használható elektronikus hírközlő eszközök:
 |
Skype szoftver bármely operációs rendszerre kiadott, 8.50.0.38 vagy újabb verziója; Skype for Business szoftver bármely operációs rendszerre kiadott, 16.0.4795.1000 vagy újabb verziója |
 |
Microsoft Teams szoftver Windows és macOS operációs rendszerre kiadott 1.2.00.4664 vagy újabb verziója, az iOS operációs rendszerre kiadott 1.0.80 vagy újabb verziója, az Android operációs rendszerre kiadott 1416/1.0.0.2019071503 vagy újabb verziója, |
 |
bluejeans.com honlapon keresztül elérhető videotelefon-szolgáltatás, |
 |
Google Hangouts Meet szolgáltatás |
 |
zoom.us honlapon keresztül elérhető videotelefon-szolgáltatás az Ügyvédi Kara által biztonsági okokból jelenleg NEM támogatott |
Azáltal, hogy az okirat ügyvédi ellenjegyzéssel kerül ellátásra, úgy teljes bizonyító erejű okirattá válik, amely igazolja, hogy a felek az okiratban foglaltak tartalmát megismerték, megértették, azt saját kezűleg aláírták, miután az ellenjegyző ügyvéd megismerte személyazonosságukat. A hatályos jogszabályi előírások értelmében kötelező ügyvédi ellenjegyzéshez kötött okiratok is léteznek, amelyek csak ügyvédi ellenjegyzést követően váltják ki a célzott joghatást. Ebbe a körbe tartoznak az ingatlan átruházásához kapcsolódó megállapodások és szerződések, így az ingatlan adásvételi szerződés, ingatlan ajándékozási szerződés, az ingatlan haszonélvezeti jogát érintő szerződés. Ugyanakkor ide tartoznak a gazdasági társaságok, cégek ügyeihez kapcsolódó okiratok, társasági szerződések, alapító okiratok, azaz a cégalapítás, cégmódosítás, valamint a házassági vagyonjogi szerződések.
Személyes találkozás nélküli távazonosítás
A hatályos pénzmosási rendelkezések szerint az ügyvéd kötelezettsége, hogy az ügyfelét azonosítsa, megbízást csak szabályosan azonosított ügyfél esetén teljesíthet. Felmerül ezért a kérdés, hogy az ügyvéd által korábban még nem azonosított személyek esetében is lehet-e a fenti eljárást alkalmazni.
A hatályos pénzmosási és az ügyvédekre vonatkozó szabályozás alapján az ügyvédek felügyeleti szerve, az Ügyvédi Kamara által előzetesen auditált, fentebb részletezett hírközlő eszköz útján elvégezhető az ügyfél azonosítása is. Eszerint
az eljáró ügyvéd megteheti, hogy először távazonosítja az adott személyt videóhívás útján, majd közvetlenül ezt követően sor kerülhet az ügyfél általi aláírásra, vagy az aláírás sajátjakénti elismerésére.
I. Távazonosítás menete
1. Ügyfél hozzájárulása
A távazonosítás kezdetén az azonosított személynek kifejezetten nyilatkoznia kell arról, hogy a távazonosításhoz hozzájárul.
2. Okmányok bemutatása
Ezt követően az azonosításhoz felhasznált okmányának minden, rögzítendő adatot tartalmazó oldalát a kamerának – megfelelően megvilágítva – fel kell mutatnia úgy, hogy az okmány jól látható, illetve adattartalma jól olvasható legyen. A biztonsági elemet tartalmazó okmány kamera előtti olyan mozgatását is meg kell követelni az azonosítottól, amely alapján a biztonsági elem az okmányon felismerhető.
3. Személyi adatok szóbeli közlése
Az azonosítottnak az azonosítás során rögzítésre kerülő adatait szóban is közölnie kell. Ha a távazonosítás pl. az internetkapcsolat problémái miatt vagy más okból menet közben megszakad, a távazonosítás teljes folyamatát meg kell ismételni.
4. Arcképes azonosítás
Annak érdekében, hogy a távazonosítás biztonságosan elvégezhető legyen, az azonosított személynek megfelelően megvilágítva, úgy kell a kamerába néznie, hogy az ügyvéd meg tudjon győződni a felmutatott okmányon szereplő fénykép és az azonosított természetes személy arcképének, lehetőség szerint nemének, illetve hozzávetőleges korának egyezőségéről.
II. Távellenjegyzés menete
Amennyiben az okiratot ellenjegyző ügyvéd az okiratot aláíró felet már korábban, akár az adott, akár más korábbi ügyben – akár személyesen, akár távazonosítás útján – beazonosította, úgy az aláíró fél az okirat aláírását, vagy az aláíró fél az okiraton szereplő aláírás sajátjaként való elismerését elektronikus hírközlő hálózaton keresztül is megteheti és tájékoztathatja erről az ellenjegyző ügyvédet. Hogy hogyan is kell elképzelni a távellenjegyzés folyamatát arra az alábbiakban adunk választ.
A) Amennyiben az ügyfél nem rendelkezik elektronikus aláírással
1.Előkészítés folyamata
Elsőként a későbbi jogviták elkerülése érdekében videotelefonon alapuló ellenjegyzés során minden esetben egyeztetni szükséges az okirat tartalmát a féllel közösen (telefon, e-mail, videokonferencia). Ezt követően a végleges verziót az ügyvéd megküldi az ügyfelének, azzal, hogy egyidejűleg egyeztetik a nyomtatandó okirat mennyiségét és a távellenjegyzés időpontját.
2.Aláírás folyamata
Második lépésként a megengedett hírközlő eszközök egyikén felveszik egymással a kapcsolatot a felek, mely során az ellenjegyző ügyvéd minden további lépésről tájékoztatja a feleket. Irodánk a megengedett hírközlő eszközök közül a Skype eszközök alkalmazását részesíti előnyben.
A folyamat végén az ügyfél által kinyomtatott és a videóhívás keretében aláírt iratokat postai vagy futárszolgálattal el kell juttatni az ügyvéd részére, vagy az ügyvédhez eljuttatott okiraton lévő aláírást utólag kell elismerni egy videóhívás keretében. Az ügyvéd az okiratokon elvégzi az ellenjegyzést, ellátja azokat a szárazbélyegző lenyomatával és kezdeményezi a szükséges eljárást.
Mind az azonosítás, mind a távellenjegyzés folyamatát (a videotelefonálás hang- és képanyagát) az ügyvédnek rögzítenie szükséges, azaz felkell vennie és az adott természetes személy azonosítására vonatkozó egyéb adatok kezelésének idejéig meg kell őriznie.
B)Amennyiben az ügyfél rendelkezik elektronikus aláírással
A második esetben, amennyiben elektronikus okirat is alkalmas az eljárásban – ilyen a cégeljárás – a fent leírtak szerint az ügyfél, amennyiben rendelkezik minősített elektronikus aláírási jogosultsággal, aláírhatja elektronikus okirati formában a dokumentumot, amelyet emailen tud eljuttatni az ügyvéd részére. Ez esetben az okirat nem jön létre fizikai formában, a jogi képviselő is elektronikus formában jegyzi ellen (maga is elektronikus aláírással és időbélyegzővel látja el) és nyújtja be a dokumentumokat az adott eljárásban.